数字档案馆系统可迁移吗

你是不是攒了好几年的电子档案，全存在旧的数字档案馆系统里？现在单位要换服务商，换云服务器，或者升级新系统，就怕旧数据挪不出来？

之前花几万几十万，安排两三个人整理大半年的档案，难道就全打了水漂？找原服务商问，对方要么说不能迁，要么狮子大开口要几万服务费，你不知道怎么办才好。

我帮不下十家中小单位和基层档案馆处理过档案迁移的事，今天就把能落地的方法和避坑点全说清楚，看完你就能照着做，解决迁移问题。

1. 先给准话：大部分都能迁，只有两种情况不行

1.1 九成正规系统都支持迁移

说白了，只要你买的是正经商家的系统，不是随便套壳的小作坊货，都能迁。

举个例子，去年我帮老家县城的人社局弄过，原来用的08年的老本地系统，换现在新的云系统，最后十万多份档案全迁过去了，一份没丢。

再说了，这些档案是你单位合法拥有的，你本身就有权把数据挪走，正规服务商没理由卡你。

1.2 只有两种情况真的迁不了

第一种，就是你找的小作坊商家跑路了，系统源代码、数据库密码全没人知道，你连后台都登不进去，这种真没辙。

第二种，你当初买系统签合同时，稀里糊涂签了数据不能导出的条款，这种只能跟商家协商，要不就走法律程序，这种情况非常少见。

2. 三种常用迁移方法，普通人照着就能做

2.1 最简单：找原服务商帮你迁

大部分正规商家都提供迁出服务，大多是免费的，少数只收点工本费，一般也就几千块。

• 提前一周跟原服务商说需求，说清楚要迁去哪个新系统，问清楚需要什么格式
• 让对方把所有数据打包，顺带把元数据也带上，说白了元数据就是档案的附属信息，比如归档时间、责任人、所属分类这些
• 拿到数据包之后，发给新服务商导入就完成了

避坑提醒：一定要盯着对方把元数据导出来，别只导了文件本身。不然迁去新系统，所有信息都要重新整理，之前的功夫全白费。

2.2 原服务商找不到？自己动手导

要是原服务商真的没了，只要你能正常登录系统后台，就能自己导。

举个例子，我朋友开的设计公司，之前的数字档案馆服务商倒闭了，他们能登后台，就用系统自带的批量导出功能，分批次导，一次导1000份，花了三天导完三万多份档案，一分没漏。

避坑提醒：别一次性导几万份，很容易把系统弄崩，分批次导，导完一批核对一批数量，确保没漏再导下一批。

2.3 数据量很大？找第三方团队做

如果你有几十万份档案，自己弄嫌麻烦，就找专业的档案迁移团队，按份收钱，一般一份也就几毛钱，比请自己员工加班划算多了。

避坑提醒：找第三方一定要签数据保密协议，毕竟很多档案都是单位内部或者涉密的，千万别图便宜找没资质的团队，防止数据泄露。

3. 迁移必须要防的两个大坑

3.1 迁完一定要核对数据和元数据

很多人迁完就签字收钱了，过了半年才发现，有几千份档案找不到，或者元数据全错了，这时候再找人就没人管了。

迁完之后，你随机抽100份档案，核对文件对不对，信息全不全，数量对不对，全部没问题再收尾。

3.2 迁之前一定要做全量备份

不管你用哪种方法迁移，迁之前一定要先把原来的所有数据备份一遍，存到自己单位的硬盘或者私有云里。

之前有个街道办迁移，没备份，中途系统出问题，丢了两千份退休人员档案，最后花了十几万找人恢复，吃了大亏。

其实数字档案馆迁移没那么复杂，只要不是商家跑路那种极端情况，都能顺顺利利迁走，不用被商家的几句话吓到。

如果你最近刚好要做迁移，现在就可以先做三件事：第一，先联系原服务商问清楚能不能迁出，收费多少；第二，立刻把现有系统的所有数据做一次全量备份，存在自己手里；第三，跟对方确认好一定要带全元数据。

按这个步骤走，基本不会出什么大问题，踏踏实实弄就行。