找档案数字化扫描服务？这几个坑踩一个亏半年

你是不是最近摊上了档案数字化的活？

一屋子堆了十几年的老档案，自己扫吧，行政部同事加班一周才弄完2盒，要么扫歪要么漏页，交上去被上级打回重弄。

找外面的服务吧，报价差好几倍，贵的怕被坑，便宜的扫完数据乱成一团，甚至还有把原始档案弄破弄丢的，赔都没法赔。

今天给你讲的全是实操干货，看完你不管是找服务商砍价，还是盯进度，都能门儿清，不会当冤大头。

1. 找服务前先理清楚需求，别上来就问报价

很多人找服务第一句就是“扫一页档案多少钱”，这纯粹是给人送宰的机会。你需求说不清楚，人家报价肯定先报个最低价吸引你，后面再加各种隐形费用。

你先把这两个事整明白：

• 先盘清楚档案的基本情况

  先数清楚大概有多少页，是普通A4文书档，还是不能拆的工程蓝图、老照片、牛皮纸封皮的人事档案？

  举个例子，之前有个街道办的朋友，上来就按A4的价找了服务商，结果一半是不能拆的老旧档案，必须用不拆装订的扫描仪，最后报价直接翻了两倍，预算超了一大截。

• 明确你要的交付标准

  别以为扫描完就是给你一堆图片就行，你先问清楚自己：要不要做文字识别可搜索？要不要按你们档案系统的要求命名分类？要不要帮你直接导入系统？

  这些要求每多一项，价格都会有浮动，你提前说清楚，人家给的报价才是实价，不至于后面临时加钱。

2. 挑服务商别只看价格，这3点必须提前问清楚

同样的需求，有的服务商报3毛一页，有的报1块一页，不是越便宜越好，这几个问题你不问，后期踩坑亏到哭。

• 问能不能上门，有没有对应保密资质

  如果你的档案里有合同、人事信息、涉密文件，绝对不要找那种要你把档案拉去他们公司扫的。

  就找能上门服务的，所有操作都在你单位的监控底下做，有涉密档案的一定要对方出示对应等级的保密资质，不然信息泄露你担不起责任。

  

  避坑提醒：别信什么“拉回去扫更快更便宜”，真丢了一页几十年的老档案，你花多少钱都补不回来。

• 问出错率怎么算，返工怎么赔

  你直接跟对方提要求：扫描后的内容要100%和原件一致，没有漏扫、歪扫、识别错字的情况。

  还要问清楚，要是后期查出错误，返工的误工费怎么算，错多少页可以扣尾款，这些都要写进合同里，别口头约定。

• 问售后服务包含什么

  别钱付完人家就失联了，你要问清楚：扫完3个月内发现漏扫能不能免费补扫？数据硬盘坏了能不能免费给你重新发一份？后续要导系统能不能提供技术支持？

  这些服务有的商家是免费送的，你不问人家就不说，真要用的时候就要加钱。

3. 服务过程中盯紧这2件事，省得后期返工

你别签完合同就当甩手掌柜，等全部扫完再查问题，返工要花好几倍的时间，这两个事你盯紧了，能省超多麻烦。

• 开工第一天盯满1小时

  第一天开工你别走开，就盯着看：扫描的分辨率是不是符合要求？拆装订的时候有没有弄坏原件？命名分类是不是按你之前提的要求来？

  之前有个国企的朋友，就是第一天没盯，服务商为了快，把所有老人事档案的封皮都撕了，后面补档案补了整整半个月，还挨了处分。

• 每天抽样检查1%的内容

  不用你一直盯着，每天收工的时候，抽当天扫描量的1%出来看，比如当天扫了1000页，你抽10页，看看有没有漏页、扫歪、识别错的情况。

  当天发现问题当天改，别等全部扫完再查，那时候人家都准备撤场了，没人愿意给你返工。

其实找档案数字化扫描服务真的没那么复杂。

你先花1个小时把自己的档案情况、交付要求理清楚，列成白纸黑字的需求单，找3家服务商报报价，把刚才说的几个问题都问明白，要求写进合同里。

开工的时候盯紧点，基本不会踩什么大坑。要是你最近刚好有这个需求，现在就可以先去数下要扫的档案有多少，先把需求列出来，别等临到验收才急急忙忙找，肯定被坑。