文书档案管理系统著录是什么？规范流程和注意事项有哪些？

文书档案管理系统著录是指按照国家统一规范，将文书档案的内容、形式特征等结构化信息录入系统并建立索引的核心操作，是实现档案数字化管理、高效检索调用的基础环节。本次回答将结合2025年修订的《机关档案管理规定》相关要求，从著录规范、操作流程、注意事项等方面展开详细说明，为相关从业人员提供可落地的操作参考。

文书档案管理系统著录的核心规范依据

文书档案管理系统著录需严格遵循DA/T 18-2022《档案著录规则》及行业主管部门发布的最新要求，所有著录项分为必录项和选录项两类，2026年最新要求规定必录项的完整率需达到100%。

• 必录项包括档号、题名、责任者、成文日期、保管期限、密级、载体类型7类，是检索、调用档案的核心依据，不得空缺
• 选录项包括附件说明、文号、主题词、归档日期等内容，可根据单位管理需求选择性录入，鼓励有条件的单位应录尽录
• 所有著录信息需与档案原件保持完全一致，不得主观修改、简化原文信息，模糊不清的内容需标注“待核实”并补充佐证材料

针对不同行业的特殊要求，教育、医疗、国企等领域可在国家规范基础上，增加符合行业管理标准的个性化著录项。

文书档案管理系统著录的标准操作流程

规范的操作流程可将文书档案管理系统著录的准确率提升至99.5%以上，降低后续纠错成本，具体操作可分为4个步骤：

1. 前期材料整理：对需著录的纸质文书或电子文书进行分类排序，编制统一档号，电子扫描件需以档号作为文件名，检查材料是否缺页、漏项，不符合要求的材料退回补全后再进入著录环节
2. 基础信息录入：登录文书档案管理系统，按照系统表单逐一录入必录项信息，其中题名需完整呈现档案核心内容，不得使用“通知”“文件”等泛称，成文日期统一使用8位阿拉伯数字格式（如20260512），避免出现日期空缺或格式混乱
3. 元数据关联绑定：将著录条目与对应的电子扫描件、电子原文、音视频等附件进行关联，系统自动校验档号与附件文件名的一致性，校验不通过的条目需及时排查修正
4. 审核入库归档：由具备档案管理资质的人员对著录信息和原件进行交叉核对，核对无误后点击入库，入库后的著录条目默认设置为不可编辑状态，操作日志自动留存

文书档案管理系统著录的核心注意事项

文书档案管理系统著录过程中需重点关注信息安全、数据准确性相关要求，避免出现档案泄密、数据失真等问题：

• 涉密档案管理要求：涉密文书的著录操作必须在涉密内网环境下开展，不得连接公共互联网，著录时需准确标注密级和保密期限，系统自动匹配对应的访问权限，未解密的涉密档案不得上传至公共管理系统
• 特殊类型档案处理：带附件的文书需在备注项标注附件的数量、类型、存储位置，跨年度形成的文书需著录起止日期，手写件、破损件需在备注项标注原件状态
• 错误修正规范：已入库的著录信息不得直接修改，需提交《著录信息修改申请单》，附上档案原件等佐证材料，经单位档案管理部门审批通过后才可进行修改，修改操作日志需留存不少于10年

常见问题FAQ

Q：文书档案管理系统著录可以批量操作吗？

A：非涉密的标准化著录条目可采用批量导入的方式操作，导入前需按照系统提供的模板整理数据，导入后必须逐份核验信息准确性，涉密档案禁止采用批量操作模式。

Q：没有原件的历史文书怎么开展著录？

A：需在著录条目的备注项标注“原件缺失”，同时著录现存材料的来源、收集时间、经手人等信息，经单位档案管理负责人签字确认后可正常入库归档。

总结与温馨提示

文书档案管理系统著录是档案数字化管理的核心基础环节，直接影响后续档案检索、利用的效率和准确性，需严格遵循国家规范和单位内部管理要求开展操作。建议完成批量著录后第一时间开展交叉审核，每年对已入库的著录信息开展不少于10%比例的抽检，及时修正错误信息。操作过程中需定期备份著录数据，避免出现数据丢失、损坏等问题。