怎么挑靠谱的档案数字化服务商？看完直接闭着眼选

你是不是上周刚被领导派了活？要把单位存了十几年的纸质档案全数字化。你翻了几十家服务商的宣传页，头都大了：便宜的怕把原件弄丢，贵的又怕超预算挨骂。前阵子我朋友单位找了个没资质的小团队，扫人事档案的时候弄丢了3份老员工的招工表，补了快俩月，还被档案局通报批评，朋友当月绩效直接扣光。今天就给你讲实打实的挑人方法，不用懂任何专业术语，照着核对就行，保证你找的服务商合规、省钱，还不会给你捅娄子。

1、先查资质，别光听销售吹得天花乱坠

必查两个核心门槛证书

说白了就是两个证，没有的直接pass。

一个是涉密档案数字化加工资质，一个是当地档案局发的档案服务机构备案证书。

避坑提醒：别听销售说“我们合作过很多大单位”，你让他把证书原件拍给你，去档案局官网查编号，能查到的才算数。

举个例子，你单位有干部档案、涉密业务合同，找了没涉密资质的服务商，一旦信息泄露，你和领导都要担责。

要3份同类型的过往案例

如果你要做的是国企人事档案，就别找只做过图书馆图书扫描的。

让他给你至少3个近3年的同行业、同类型合作案例，还要给你甲方对接人的联系方式。

你私下打个电话问问：有没有扫漏过档案？有没有延期？验收有没有卡壳？比你看10页宣传PPT都有用。

2、报价抠清楚细节，避免后期乱加钱

所有费用都要列明细写到合同里

很多服务商报价只报扫一页的钱，其他费用全藏着。

拆装订、修破损页、装新档案盒、上门取送，这些都可能额外加钱。

之前有个客户找的服务商，报的是8毛一页，1万页本来以为8千搞定，最后杂七杂八加起来花了2万多，预算直接超两倍。

你要让他把所有可能产生的费用都列清楚，写进合同，后期敢加钱你直接拒付。

出错赔付规则提前写死

别等出了问题再跟他掰扯赔偿，提前把规则写进合同。

比如扫漏一页赔多少钱，原件弄丢了怎么赔，延期一天扣多少款，都要明明白白。

真出问题你直接拿合同说事，他也不敢跟你打太极。

3、进场前先试工，不符合要求直接换

先拿100份不同类型的档案试扫

别上来就把所有档案都交出去，先挑点不同情况的试做。

有破损的、有折叠的、有手写的、有盖章的，各拿几份让他扫。

你只需要核对三个点：扫出来的字清不清晰？能不能直接搜索？分类编号有没有错？

达不到要求直接让他改，改三次还不行的直接换，别不好意思。

加工流程要符合保密要求

避坑提醒：那种说要把档案拿回自己公司加工的，直接pass。

很多小作坊拿回去找兼职扫，丢了都找不到人。

你要要求他必须在你单位指定的场地加工，所有加工设备不能插U盘、不能连外网，全程要有监控，档案出入库要双方签字登记。

4、验收标准提前定，避免最后扯皮

对照档案局要求列验收清单

你直接找当地档案局要最新的档案数字化验收标准，一条一条列给服务商。

比如分辨率要达到多少、命名规则是什么、目录和电子档是不是一一对应、有没有做三重备份，都写清楚。

做完了一条一条核对，有问题直接让他返工，省得后面验收过不了还要改。

留10%的质保金半年后再付

别验收完就把钱全付了，留10%的质保金，用满半年没有问题再给。

这半年里要是发现扫漏了、内容看不清之类的问题，直接让他免费过来改，不改就扣钱，他肯定比你上心。

是不是看完觉得也没那么难？你现在就把手里待选的服务商名单拿出来，按照上面的顺序一条一条核对。第一轮先筛掉没有资质的，第二轮筛掉报价不透明的，第三轮试工留下最合适的，最多三天就能定下来，根本不用愁。要是你拿不准某家靠不靠谱，也可以把他的资质和案例信息发出来，我帮你把把关。