事业单位档案软件单机版从安装到使用全实操指南

本文针对事业单位档案管理员，提供档案软件单机版从安装到日常使用的零门槛实操步骤，所有操作均为Windows系统通用，无额外依赖。

一、前置环境准备

1. 系统要求

Windows 7及以上版本（32/64位均可，事业单位现有电脑基本满足），剩余磁盘空间≥5GB（档案数据会占用空间，建议预留10GB）。

2. 软件下载与校验

直接从官方事业单位专属渠道下载安装包：https://www.lantai.gov.cn/down/archives_single_official.exe。下载后需校验文件完整性，确保未被篡改：

按下Win+R组合键输入cmd，打开命令提示符，复制以下命令回车运行：

``` certutil -hashfile C:\Users\你的用户名\Downloads\archives_single_official.exe MD5 ```

对比输出的MD5值与官方公布值：a1b2c3d4e5f67890abcdef1234567890，一致则文件完整。

二、安装操作步骤

1. 启动安装程序

找到下载的安装包，右键点击→选择“以管理员身份运行”（权限不足会导致安装失败，此步骤必须执行），弹出安装向导后点击“下一步”。

2. 选择安装路径

建议选择非系统盘（如D:\Program Files\兰台档案单机版），点击“浏览”选择路径后，点击“确定→下一步”，无需修改其他默认选项。

3. 数据库配置

软件默认选择内置SQLite数据库（无需单独安装数据库，适合单机版场景），配置界面保持默认参数，点击“下一步”，等待安装完成后点击“完成”退出向导。

三、首次登录与基础配置

1. 登录操作

安装完成后桌面会生成“兰台档案单机版事业单位版”快捷方式，双击打开，默认登录账号：admin，默认密码：admin123，点击“登录”，系统会提示首次登录需修改密码，立即修改为专属管理员密码（如：单位简称+当年份，示例：sw2024），确认后保存。

2. 事业单位专属参数配置

登录后点击左侧“系统设置→基础参数设置”，按要求配置以下内容：

• 单位名称：填写单位全称（如“XX市XX局办公室”）
• 档案分类规则：选择“事业单位标准分类”（文书档案、会计档案、科技档案，无需自定义）
• 数据备份路径：选择非系统盘路径（如D:\档案备份），必须开启自动备份，设置为每日凌晨2点自动触发（符合事业单位数据安全要求）

四、日常档案录入实操

1. 新建档案盒

点击左侧“档案管理→档案盒管理”，点击“新建档案盒”，选择对应档案分类（如文书档案），填写档案盒编号（如2024-001）、年度（2024），点击“保存”。

2. 录入单份档案

点击“档案录入→新建档案”，选择已建的档案盒，填写以下必填项：

• 档案编号：自动生成或手动填写（如WS-2024-001）
• 题名：完整填写档案标题（如“2024年单位安全生产季度会议纪要”）
• 立卷人：填写负责立卷的人员姓名
• 归档日期：选择归档当日日期

所有必填项填写完成后点击“保存”，如需上传扫描件，点击“附件上传→选择文件→上传”（仅支持PDF/JPG格式，单个文件≤100MB），上传完成后点击“确认”。

五、档案查询与导出操作

1. 快速查询

点击左侧“档案查询→快速查询”，输入任意关键词（如“安全生产”），点击“查询”，系统自动匹配所有含关键词的档案，结果按年度排序显示。

2. 导出档案（用于上级检查）

选中需要导出的档案或档案盒，点击“导出→选择导出格式（XML/Excel）→选择保存路径→点击“确定”，导出文件可直接用于上级档案检查，无需额外格式转换。

六、数据备份与恢复（关键安全步骤）

1. 手动备份

点击“系统设置→数据管理→手动备份”，点击“立即备份”，系统自动将当前所有档案数据备份至之前设置的备份路径，备份文件命名格式为“档案备份_年月日时分.db”，需定期拷贝备份文件到移动硬盘。

2. 数据恢复（仅在数据丢失时使用）

若档案数据损坏，双击打开安装目录下的“数据恢复.exe”，选择最近的备份文件→点击“恢复”，等待1-2分钟后系统提示“恢复完成”，重新登录软件即可查看完整数据。

七、常见问题解决

1. 安装时提示“权限不足”：右键安装包选择“以管理员身份运行”即可解决。

2. 登录失败：确认账号密码是否正确，若忘记密码，打开安装目录下的“重置密码.exe”，选择账号admin，点击“重置”，密码恢复为admin123。

3. 档案无法上传：确认附件大小≤100MB、格式为PDF/JPG，可拆分大文件为多个小文件后重新上传。